「AIが記事を書けるようになったら、自分たちで記事を作る意味はあるのだろうか」

Webサイトの更新や記事作成を担当している方の中には、そんな不安を感じている方もいるかもしれません。特に、ほかの業務と兼任しながら情報発信を続けている中小企業では、AIの登場によって記事作成の進め方を見直したいと考えることもあるでしょう。

確かに、AIを使えば、情報を整理したり文章の下書きを作ったりする作業を効率化できます。一方で、AIが作った文章をそのまま公開するだけでは、ほかの会社の記事と似た内容になりやすいという課題もあります。

大切なのは、AIを使わないことではありません。AIが得意な作業は任せながら、自社の社員だからこそ知っている経験や考え方を記事に加えることです。この記事では、AI時代に社内ライターが発揮できる強みと、日々の記事作成に取り入れやすい方法を紹介します。

一般的な情報だけでは、記事の差別化が難しい

記事を作るとき、まずは検索して情報を集め、内容を整理して文章にすることが多いでしょう。こうした一般的な情報をまとめる作業は、AIも得意としています。

そのため、どの会社も同じような情報をもとに記事を作ると、内容や説明が似通ってしまう可能性があります。読者にとっても、複数のサイトを見たときに「どの記事にも同じことが書いてある」と感じられてしまうかもしれません。

また、読者が知りたいのは、基本的な知識だけとは限りません。実際の現場ではどのように対応しているのか、どんな点に気をつけているのか、困ったときにどう解決したのかなど、具体的な情報を求めている場合もあります。

こうした情報は、社内で仕事をしている人や、お客様と接している人だからこそ知っているものです。一般的な情報に自社ならではの経験を加えることが、記事の違いにつながります。

社内ライターだからこそ活かせる3つの強み

営業や現場の社員から、実際の声を集める

社内ライターの大きな強みは、営業担当者や現場の社員に直接話を聞けることです。日々お客様と接している社員は、よく寄せられる質問や、仕事で工夫していること、対応に苦労した経験などを知っています。

たとえば、次のような質問をしてみましょう。

こうした質問への回答には、記事のヒントが隠れています。専門的な内容でなくても構いません。お客様から何度も聞かれる質問は、同じ疑問を持つ人にとって役立つ記事のテーマになるでしょう。

話を聞くときは、最初から記事にすることを意識しすぎず、まずは相手の話を聞くことが大切です。会話の中で出てきた具体的なエピソードや言葉をメモしておくと、記事を書くときに活用できます。

失敗や苦労から得た学びを伝える

成功事例だけでなく、過去の失敗や苦労した経験も、読者にとって参考になる情報です。どのような問題が起き、どう対応し、その後どのように改善したのかを伝えることで、実際の仕事に根ざした内容になります。

たとえば、「以前は確認に時間がかかっていたが、作業手順を見直したことでスムーズに進められるようになった」といった話です。失敗した事実だけを紹介するのではなく、そこから何を学び、どのように改善したのかまで伝えることがポイントです。

ただし、事例を紹介するときは注意も必要です。お客様や取引先が特定される情報を出さないこと、社外に公開してよい内容かを事前に確認することを忘れないようにしましょう。

自社が大切にしている考え方を伝える

同じサービスを提供している会社でも、仕事で大切にしていることや、お客様への向き合い方はそれぞれ異なります。こうした会社の姿勢も、社内の人だからこそ伝えられる情報です。

たとえば、「依頼を受ける前に、まずお客様の状況を丁寧に確認する」「納品して終わりではなく、その後の使いやすさまで考える」など、普段の仕事で意識していることを言葉にしてみましょう。

会社の考え方を伝えるときに、無理に他社と違う意見を打ち出す必要はありません。日々の仕事で実際に行っていることや、社員が大切にしていることを、具体的な言葉で説明することが大切です。

AIを活用しながら、自社らしい記事を作る3つのステップ

AIを使う場合も、記事のすべてを任せる必要はありません。情報の整理や文章の下書きなど、AIが得意な作業を手伝ってもらい、社内で集めた情報を人が加えていくと、効率と独自性の両方を意識した記事作成ができます。

ステップ1．AIに読者の疑問や記事の構成を整理してもらう

まずは、記事のテーマに対して読者がどのような疑問を持つのか、どんな順番で説明するとわかりやすいのかをAIに整理してもらいましょう。最初から完成した記事を書かせるのではなく、構成案や見出しの候補を出してもらう使い方がおすすめです。

ただし、AIから出てきた構成案を、100%そのまま使うことは推奨しません。自社のお客様からよく聞く質問が含まれているか、読者が知りたい順番になっているかを確認し、自社のお客様向けに調整しましょう。

ステップ2．自社ならではの経験や情報を加える

構成ができたら、社内で集めた情報を加えていきます。営業担当者へのヒアリング内容、問い合わせの記録、過去の提案資料、事例紹介、業務マニュアル、お客様からの感想などが活用できます。

たとえば、AIが作った一般的な説明に、実際にお客様から寄せられた質問や、現場で行っている工夫を加えるだけでも、記事の具体性は高まります。社内の情報を加えることで、ほかのサイトにはない自社らしい内容に近づけられます。

なお、AIに社内情報を入力する際は、会社のルールや利用するサービスの規約を確認してください。個人情報やお客様の機密情報、社外秘の資料などを、許可なく入力しないよう注意が必要です。

ステップ3．内容を確認し、読者に伝わる文章に整える

AIが作成した文章は、必ず人が確認しましょう。特に、法律や制度、料金、統計データ、製品の仕様、自社の実績などは、誤った情報が含まれていないか、公式情報や社内資料で確認することが大切です。

また、文章が正確でも、専門用語が多かったり、一文が長かったりすると、読者に伝わりにくくなります。読者の知識に合わせて、難しい言葉を言い換えたり、具体例を加えたりしましょう。

文章を整える際には、AIに次のような指示を出すこともできます。

最後は自社の担当者が内容を確認し、読者にとって本当に役立つ情報になっているかを判断しましょう。

AIに任せる作業と、人が担う作業を分けよう

AIの登場によって、記事作成の方法は変わりつつあります。しかし、社内ライターの役割がなくなるわけではありません。AIは情報の整理や構成案の作成、文章の下書き、表現の調整などを効率よく進めるのに役立ちます。

一方で、社内の人に話を聞き、現場で起きていることを知り、自社が大切にしている考え方を伝えることは、人が担う重要な役割です。また、情報が正しいか、公開して問題がないか、読者にとって役立つ内容になっているかを判断することも欠かせません。

AIを使うか使わないで考えるのではなく、AIに任せる作業と、人が時間をかけるべき作業を分けることが大切だということです。一般的な情報を整理する時間を短縮し、その分、自社にしかない情報を集めることに時間を使ってみましょう。