時間のかかるレポート作成の作業をできる限り効率化したいと思っている人も多いかもしれません。このような時にとるべき手段の1つに、レポート作成を自動化することが挙げられます。

レポート作成を自動化することには、数多くのメリットがありますが、ツール選定ポイントについてもしっかりと押さえておくことが大切です。

メリット1：人的ミス防止

レポート作成を自動化するメリットとしては、人的ミス防止ができる点が挙げられます。

レポート作成に限ったことではありませんが、人間の体を使って作業を行う場合には、ミスを完全になくす事は不可能です。減らすことができるかもしれませんが、そのためにも厳重なチェック体制を敷くなど、業務の負担は大きくなります。

どうしても人の手で行わなければならない作業はありますが、機械でもできる定型的な作業においては、自動化することが求められます。レポート作成においては、入力されたデータのグラフ化や定型的な計算などは自動化が可能です。

データから意味を見いだす、それを経営判断に生かすことができるのは人間のみです。自動化ができる作業をツールに任せることにより、分析や判断に注力することができ、それと同時にミスや負担を大幅に減らすことができます。

メリット2：工数削減

メリットの2つ目には、重要業務のリソース配分することができ工数削減につながることが挙げられます。レポート作成に必要となる時間や労力を減らすことができれば、それ以外の業務にリソース配分ができます。

営業や会議等に割り当てられるリソースは増えることになるでしょう。これにより社内全体における生産性の向上が期待できます。スキルアップに使うのも1つの方法と言えるでしょう。

定型的な作業を繰り返して得られるスキルはそれほど多くはありません。スキルがなくても機械で自動化できるからです。

単純作業を機械に任せ、空いた時間を人間にしかできないスキル習得などにされた方が時間を有効活用することができます。社内に蓄積される知識、ノウハウなども多くなることでしょう。

自社の課題や目的を明確にする

レポート作成を自動化するためにはツールを使うことが求められます。おすすめのツールの1つに、Looker Studioが挙げられます。

自動化する際には自動化できる部分を明確にし、KPIを設定するようにしましょう。KPIを設定すれば、レポート作成の際に必要となるデータを浮き彫りにすることができます。必要な情報、そうでないものを明確に分けることにより、データの分析は大きく効率化できるのです。

レポート作成を自動化したいけれどゼロから自分でレポートを作成するのは難しい…という方は、アウトソース化するなどして時間を有効活用するのはいかがでしょうか。